A gestão de rotina é algo extremamente importante para empresas que possuem o anseio de melhorar seu desempenho e seus resultados operacionais. Um ambiente desorganizado e sem uma coordenação de trabalho não apenas derruba a produtividade nos ambientes corporativos, como ocasiona na perda da qualidade dos produtos ou serviços, o que, consequentemente, também derruba a eficiência operacional e, no fim dessa cadeia, o retorno financeiro decresce.
Gestão de rotina, portanto, nada mais é do que um conjunto de ações que têm como objetivo organizar as tarefas, projetos, metas e objetivos da rotina corporativa ou mesmo pessoal. Tais ações podem ser feitas com ferramentas, aplicativos, softwares, planilhas, etc. O objetivo principal é monitorar processos e tarefas para que o dia a dia fique mais organizado e a pessoa consiga ter um maior desempenho e produtividade no seu dia.
Assim, confira 10 dicas para iniciar uma gestão de rotina eficiente e mudar os rumos da sua produtividade para melhor!
Padronização
Para que haja um melhor entendimento das ações e verificações cotidianas, o gerenciamento de rotinas age para que os profissionais compreendam corretamente suas atividades. Assim, uma padronização dos processos é vital, podendo ganhar maior velocidade e confiança na hora de execução das tarefas.
Com a padronização dos processos também se ganha com o trabalho em equipe, já que uma mesma atividade poderá ser realizada por vários colaboradores que saberão como executá-la, podendo, inclusive criar organizações dentro da mesma equipe para revezamento, por exemplo, visando sempre a melhor produtividade.
Definição de projetos
A definição de projetos é importante para que se busque cumprir as metas traçadas e que seja possível alcançar os resultados pretendidos dentro de um tempo programado. Essa ação estimula o compromisso de executar determinadas tarefas estipuladas para evitar problemas de atrasos ou até mesmo uma sobrecarga futura.
Não só o compromisso com a produção, mas o poder de observação também fica melhor para os administradores de determinada empresa, já que, com os resultados obtidos é possível saber quanto uma determinada equipe consegue alcançar e quanto também dá para aumentar a exigência.
Execução das novas tarefas
É dever do gestor de rotina informar os colaboradores sobre as novas metas e treiná-los conforme o procedimento desenhado na fase anterior. Assim, uma nova cultura organizacional será instaurada de forma mais clara dentro do empreendimento, não afetando tanto a produtividade, como já é de costume em grandes mudanças operacionais dentro de uma empresa.
Monitoramento
Assim, entra o monitoramento. Para que a gestão de rotina seja eficiente, o monitoramento do desempenho individual, de um grupo ou da organização como um todo se torna um grande diferencial.
Realizar o monitoramento no começo é ainda mais importante, já que ainda não há nenhuma pressão para mudanças que estão enraizadas na rotina das equipes. Para contornar tais desafios, o gestor precisa acompanhar de perto seus colaboradores, utilizando-se de planilhas, checklists, tabelas e outras ferramentas que permitam conferir o andamento das atividades individuais e do grupo.
Análise
Por melhor que seja o planejamento e o monitoramento, a execução pode mostrar que a meta era incompatível com a realidade da capacidade de produção da empresa e por isso, para além de monitorar, é preciso analisar os resultados, mantendo sempre o contato com as equipes em reuniões periódicas e rápidas, para entender o que levou a ter determinado resultado, corrigir o necessário e aprimorar o que já estava bom.
Aprimoramento
A análise e o aprimoramento estão relacionados. Em alguns casos, pode ser necessário apenas pequenas mudanças no processo de produção. Em outros, pode ser necessário comprar uma nova máquina ou mesmo um novo colaborador para atingir a excelência almejada.
Entretanto, é sempre importante conhecer os limites de investimento que determinado empreendimento tem. Em outras palavras, não pode-se dar um passo maior do que a perna. Manter a saúde financeira do negócio é primordial para avançar nas demais metas desejadas.
Prioridades
Para saber como manter a gestão de rotina melhor organizada, é preciso criterizar os objetivos que se tem em mente. Por exemplo, separar atividades críticas das normais. O que precisa ser feito com maior urgência, qual resultado é mais importante para o determinado momento para que, assim, seja entregue o que for necessário seguindo uma ordem lógica e criteriosa.
Delegação de tarefas
Um dos princípios da gestão de rotina é executar de forma correta as atividades dentro dos prazos previstos. Assim, é importante delegar rotinas para outros colaboradores se baseando em dois critérios: prioridade dos procedimentos e capacidade dos profissionais.
Nesse sentido, deve-se repassar primeiro as tarefas de maior importância e, seguindo o segundo critério, entregar as funções conforme as habilidades dos colegas ou liderados, promovendo esse tipo de ação entre os demais membros da equipe.
Pode-se dizer que o gerenciamento de rotina está inserido em um ciclo contínuo que possui quatro etapas que contemplam desde o planejamento até a entrega do serviço:
- Planejar;
- Executar;
- Checar;
- Agir.
Categorias
Categorizar os procedimentos em grupos por afinidades ou semelhanças pode contribuir para estipular prazos a serem realizadas todas as tarefas ou atividades de uma mesma categoria, o que permite manter o foco por mais tempo em obrigações semelhantes. Por outro lado, quando se tem obrigações muito distintas, é bem possível que se haja uma demora maior para se concentrar nelas, gerando uma perda maior de tempo.
Ferramentas
Aderir à gestão de rotina é otimizar processos e procedimentos operacionais. Portanto, para facilitar a implementação de medidas de otimização do fluxo de trabalho, o uso de ferramentas, como planilhas, agendas, notas e etc são boas escolhas para um gestor controlar a rotina de sua empresa.
Uma dica, inclusive, é a aplicação de um sistema de gratificação por produtividade. Ou seja, para cada período cujas metas foram alcançadas, um prêmio poderá ser concedido aos integrantes da equipe.
Dessa forma, é possível implementar uma cultura empresarial de forma gradual, focada na forma organizada dos procedimentos de trabalho e do desenvolvimento disciplinar das equipes.
